Le guide
Pourquoi un espace client, quand on est freelance
Sur chaque projet, une partie du temps sert à récupérer ce dont vous avez besoin : informations, fichiers, accès, validations. Ce temps vient surtout de la dispersion des échanges avec vos clients entre plusieurs outils.
Cinq canaux pour un seul projet
Sur un projet typique, les échanges avec votre client passent par :
- Le mail : le devis, le brief, les validations et une partie des retours
- WeTransfer : les fichiers lourds, avec un lien qui expire au bout de sept jours
- WhatsApp ou SMS : les questions rapides, les photos et les messages vocaux
- Google Drive : les documents partagés, avec des droits d'accès à régler à chaque fois
- Le virement : l'acompte et le solde, qu'il faut réclamer puis vérifier
Chacun de ces outils fonctionne bien, mais ils ne sont pas reliés entre eux. Le brief est dans un mail, sa correction dans un message vocal, le fichier dans un lien qui a expiré. Pour savoir où en est le projet, il faut tout relire.
Ce que ça vous coûte
Du temps non facturé. Relancer pour un logo, retrouver la dernière version, recopier une consigne d'un outil à l'autre. Sur une année et une dizaine de clients, cela représente plusieurs journées.
Des projets qui démarrent en retard. Le planning suppose que tout est prêt le jour du lancement. En pratique, vous attendez encore des textes, des accès ou des fichiers, et c'est vous qui rattrapez le retard.
Des allers-retours en trop. Sans trace claire de ce qui a été validé, des points déjà réglés reviennent dans les versions suivantes.
Une image moins professionnelle. Votre travail est soigné, mais votre client ne voit qu'une suite de mails et de liens. C'est aussi sur cette expérience qu'il vous juge quand il vous recommande.
Qu'est-ce qu'un espace client ?
Un espace client est une page en ligne dédiée à un projet, que vous ouvrez à votre client. Il y trouve tout ce qui concerne son projet et y dépose ce que vous lui demandez. Les informations ne circulent plus par mail : elles sont réunies à un seul endroit, consultable par vous deux.
Un espace client utile repose sur quatre principes.
Un seul endroit par projet
Le brief, les fichiers de votre client, vos livrables, les échanges et l'avancement sont réunis au même endroit. Quand une question revient, la réponse s'y trouve déjà.
Rien à installer pour vos clients
Votre client n'a pas choisi votre outil. S'il doit créer un compte, il risque de ne jamais ouvrir son espace. Un simple lien suffit.
Demander avant de commencer
La plupart des retards viennent d'éléments qui manquent : un texte, un logo, un accès. En faisant remplir le brief et déposer les fichiers avant le lancement, vous avez tout au moment de commencer.
Une validation écrite
Un accord donné par mail est difficile à retrouver quelques versions plus tard. Quand votre client valide un fichier précis, la validation est datée et l'étape est close.
Pourquoi pas Notion, Drive ou Trello ?
Ces outils sont conçus pour organiser votre travail ou celui d'une équipe, pas pour vos clients. Partager une page Notion oblige votre client à se repérer dans votre organisation. Un dossier Drive contient des fichiers, mais ni le brief ni l'avancement du projet.
Un espace client ne montre à votre client que ce qu'il doit voir et faire. Il n'a rien à apprendre.
Comment inbord s'y prend
Avec inbord, vous ouvrez un espace pour chaque projet d'un client. Vous choisissez les questions de votre brief et les fichiers attendus, puis votre client reçoit un lien. Il l'ouvre sans compte ni mot de passe.
Dans cet espace, votre client remplit le brief, dépose ses fichiers (jusqu'à 50 Go chacun) et ses accès dans un coffre-fort chiffré, suit l'avancement et valide vos livrables un par un. S'il n'ouvre pas son espace ou s'il manque un fichier, inbord le relance à votre place. En option, il peut régler l'acompte par carte : le paiement reste bloqué jusqu'à sa validation.
C'est gratuit pour un client actif, sans limite de temps. Le plan Pro, à 14,99 € par mois, ouvre les clients illimités et met votre marque sur les espaces.
Et pour votre métier ?
Chaque métier a ses propres besoins. Voici comment inbord s'adapte au vôtre :
